Jak napisać maila po angielsku? Zasady, dobre praktyki i przykłady

Niezależnie od języka komunikacji — pisanie maili to umiejętność podstawowa, ale wcale nie taka łatwa! Tak wiele osób po skleceniu oficjalnego maila w języku polskim, nim naciśnie wieńczący dzieło przycisk „wyślij” przeżywa niemałe katusze. Poczucie niepewności sięga zenitu, gdy przychodzi zmierzyć się z komunikacją w innym języku! Jak napisać maila po angielsku? Jak konstruować wiadomość prywatną, a jak służbową, by zostać zrozumianym i uznanym za osobę kompetentną?

Pisanie maili — podstawowa umiejętność z zakresu komunikacji

Formułowanie esencjonalnych w treści, poprawnych pod względem języka zdań jest jedną z elementarnych kompetencji, oczekiwanych od niemal każdego człowieka, niezależnie od zajmowanego przez niego stanowiska, etapu edukacji czy funkcji w życiu społecznym. Wymaganie to obejmuje również pisanie maili — głównie tych oficjalnych, służbowych, ale też i mniej formalnych. Skoro znajomość etykiety (czyli zachowań uważanych powszechnie za adekwatne, pożądane, właściwe do sytuacji) oraz sprawne posługiwanie się językiem polskim potrafi przysporzyć nie lada problemów, to co dopiero maile po angielsku?!

Bez wątpienia warto poszerzać swoje umiejętności z zakresu komunikacji — tak w mowie, jak i w piśmie. Pewne umiejętności po prostu trzeba posiąść — im szybciej, tym lepiej. Dziś rzucamy na tapet jedną z podstawowych form komunikacji po angielsku — pisanie maili.

Jak napisać maila po angielsku? Trzy złote zasady

Niezależnie od języka, w którym zamierzasz napisać maila, musisz pamiętać o trzech uniwersalnych zasadach:

1. Określenie relacji z adresatem i tym samym charakteru wiadomości — czy ma być to mail formalny, czy nieformalny.
2. Ustalenie głównego celu nawiązania kontaktu (choć może wydawać się to absurdalne, nie wszyscy wyraźnie komunikują, czego właściwie chcą od rozmówcy/adresata). Najlepiej hasłowo zapowiedzieć temat maila już na etapie konstruowania tematu.
3. Dobrą praktyką w pisaniu maili jest trzymanie się konstrukcji wiadomości, która powinna się składać z następujących elementów:

• przywitanie — czyli nagłówek,
• wstęp,
• rozwinięcie,
• zakończenie,
• podpis.

Mając na uwadze powyższe wskazówki, będzie Ci znacznie łatwiej przygotować treść listu elektronicznego. To świetny punkt wyjścia. Czytając dalej ten artykuł, dowiesz się więcej o tym, jak napisać maila po angielsku poprawnie i bez zbędnego stresu!

Jak napisać maila po angielsku do znajomego?

Określenie czy mail ma mieć charakter oficjalny, czy prywatny jest konieczne do dostosowania formy wiadomości i doboru odpowiedniego słownictwa. Inaczej przecież zwracasz się do znajomych, inaczej do szefa, a jeszcze inaczej do potencjalnego kontrahenta — nic więc dziwnego, że i forma maila powinna być dostosowana do adresata. Jak więc napisać maila po angielsku do osoby, którą znasz prywatnie lub z którą rozmawiasz swobodnie na innych drogach komunikacji?

Maila do osoby, którą znasz na „ty”, ale wasz kontakt nie wykracza poza sferę zawodową, możesz rozpocząć od powitania w formie: Dear Gabriel. Pisząc do znajomego, w ramach przywitania wystarczy odpowiednik polskiego cześć, czyli: Hi… lub Hello Gabriel. Pamiętaj, by po powitaniu postawić przecinek i rozpocząć wstęp poniżej małą literą. Na wstępie maila po angielsku do znajomego, możesz użyć jednego ze zwrotów grzecznościowych np.:

• How are you? — jak się masz?
• I hope you are well — mam nadzieję, że u ciebie wszystko dobrze;
• What’s new? — co nowego u Ciebie słychać?

Następnie określ cel swojego maila lub zadaj kluczowe pytanie w ramach rozwinięcia wiadomości, np.:

• Please, could you tell me about… - czy mogłabyś/mógłbyś proszę powiedzieć mi o…;
• I wanted to ask you for a favor — chciałabym/chciałbym prosić cię o przysługę;
• I’m glad to hear from you - cieszę się, że napisałaś/napisałeś — w sytuacji, gdy odpowiadasz na maila;
• Guess what? - zgadnij, co się stało.

Kolejne zdania maila zależą już bezpośrednio od powodu, dla którego piszesz. Jeśli potrzebujesz opracować treść pod okiem specjalisty — skontaktuj się z lektorem angielskiego lub przedstawicielem szkoły językowej, który pokieruje Cię do odpowiedniej osoby.

Pozostało nam podpowiedzieć Ci jak napisać zakończenie maila po angielsku do znajomego. Do wyboru masz wiele opcji, np.:

• That’s all for now — to już wszystko;
• Keep in touch! — pozostańmy w kontakcie;
• Write back soon! — odpisz szybko!

Możesz też w ramach pożegnania dodać pozdrowienia. Popularne ich formy to np.:

• Lots of love — moc pozdrowień;
• Cheers — pozdrawiam;
• Take care — trzymaj się;
• xxx lub xoxo — całuski.

Jeszcze podpis i gotowe! Już wiesz, jak napisać maila po angielsku w wersji nieformalnej!

A co, gdy adresatem jest osoba, której nie znasz, potencjalny pracodawca, klient lub urząd? Jak napisać oficjalnego maila po angielsku?

W mailach do osób, z którymi łączą Cię relacje biznesowe lub po prostu oficjalne — nie możesz pozwolić sobie na zbytnie uproszczenia, stosowanie skrótów czy emotikon (co dopuszczalne jest w mailach nieformalnych, prywatnych). W ramach powitania zastosuj więc odpowiednie zwroty, takie jak:

• Dear Sir/Madam/Sirs — szanowny Panie/Pani/Państwo;
• Dear Mr/Mrs Robinson — szanowny Panie/Pani Robinson;
• To whom it may concern — do wszystkich zainteresowanych — w sytuacji gdy piszesz np. do biura i nie masz pewności, kto odczyta Twoją wiadomość.

We wstępie możesz zamieścić zwrot grzecznościowy typu I hope this email finds you well (mam nadzieję, że u Państwa wszystko dobrze) lub od razu przejść do rzeczy. W określeniu celu Twojego listu mogą Ci pomóc następujące zdania:

• I am writing to enquire about... — piszę, aby zapytać o...;
• With reference to our correspondence, I would like to… — nawiązując do naszej korespondencji, chciałabym/chciałbym...;
• I would like to confirm… — chciałabym/chciałbym potwierdzić…;
• I am writing in response to your advertisement… — piszę w odpowiedzi na Państwa ogłoszenie…

Rozwinięcie oficjalnego maila po angielsku powinno też zawierać informację o tym, czego oczekujesz od adresata. Jeśli prosisz o odpowiedź, zgodę, podanie ceny, ustosunkowanie się do danej sprawy — napisz o tym. Nie ma co ukrywać — rozwinięcie maila stanowi jego meritum. Dlatego jeśli chcesz uniknąć nieporozumień — skonsultuj się z lektorem, który doskonale wie, jak napisać oficjalnego maila po angielsku i z chęcią Ci w tym pomoże!

W ramach zakończenia oficjalnego maila możesz zastosować jedno z poniższych zdań:

• If you require further information, please do not hesitate to write to me — jeśli potrzebujecie (potrzebują Państwo) dalszych informacji, proszę bez wahania do mnie napisać;
• I look forward to hearing from you — czekam na Państwa odpowiedź;
• Please reply at your earliest convenience – proszę o możliwie najszybszą odpowiedź.

Nie zapomnij także o pozdrowieniu wieńczącym list (email) formalny oraz o podpisie. By zakończyć wiadomość, możesz użyć jednej z poniższych formułek:

• Yours faithfully/sincerely — z poważaniem (w zależności od tego, czy znasz nazwisko adresata;
• Regards — pozdrawiam;
• Respectfully yours — z wyrazami szacunku.

Jak mówić i pisać po angielsku? Miej na to sposób!

Mamy nadzieję, że kwestia tego, jak napisać maila po angielsku nie jest już dla Ciebie stresująca. Wystarczy trzymać się zasad i stosować dobre praktyki komunikacji. Jeśli chcesz nauczyć się nie tylko pisać maile, ale też sprawnie komunikować w języku angielskim na wszelkie inne sposoby — zapisz się na kurs językowy! Indywidualne podejście i opracowanie programu nauczania w zgodzie z Twoimi potrzebami to tylko dwie spośród wielu zalet Szkoły Języków Obcych Koliber. Sprawdź naszą ofertę kursów indywidualnych i przekonaj się, że z nami żaden język nie będzie obcy!